Anasayfa / ÜTS Kayıt İşlemleri / GTIN Kontrol Basamağı / ÜTS Barkod Ret Nedenleri ve Çözümleri
ÜTS Barkod Ret Nedenleri ve Çözümleri
ÜTS cihaz başvurusu sertifika, beyan ve sınıflandırma doğru olduğu hâlde yalnızca barkod alanı nedeniyle reddedilebilir. Bu sayfada barkod kaynaklı en sık üç ret gerekçesini, kararın dayanağını, gerçek nedenlerini ve düzeltme adımlarını bulabilirsiniz.
Neden önemli
Barkod kaynaklı retin sonuçları
Barkod alanındaki ret, cihazın mevzuata uygunluğuyla ilgili bir değerlendirme değildir. Ancak sonuçları geniştir:
- “Kayıtlı” olmazCihaz kaydı tamamlanmaz; cihaz satılamaz ve tekil hareket bildirimi yapılamaz.
- Serbest satış sertifikasıBaşvurusunda “Reddedildi” durumunda cihaz bulunan sertifika başvurusu Kurum tarafından reddedilir.
- Sistem ve işlem paketiSİP içeriğindeki cihazların “Kayıtlı” olması gerekir; aksi hâlde SİP başvurusu otomatik olarak engellenir.
- Zaman kaybıBelgeler düzeltilmeden yapılan yeni başvuru aynı sonucu verir.
Ret nedeni 1
Barkod belgelerdeki hâlinden farklı girilmiş
Karşılaşılan durum: Başvurudaki cihaz bildirimlerinden biri, “UDI-DI Numarası” (eski kayıtlarda “Birincil Ürün Numarası”) alanındaki barkodun teknik belgelerdeki barkodla aynı olmadığı gerekçesiyle reddedilir.
Dayanak: Kılavuza göre barkod üzerinde değişiklik yapılmadan girilmeli ve etiket / satış ambalajı, uygunluk beyanı ve sertifikadaki hâliyle örtüşmelidir; aksi hâlde cihaz başvurusu olumsuz sonuçlanır.
Çözüm: Etiketi, satış ambalajını, uygunluk beyanını ve sertifikayı yan yana koyup barkodu karakter karakter karşılaştırın. Belgeler kendi içinde farklıysa önce belgenin imalatçı tarafından düzeltilmesi gerekir. GS1 barkodunda yazım hatasını GTIN kontrol aracıyla hızlıca yakalayabilirsiniz.
| Belge | Kontrol |
|---|---|
| Etiket / satış ambalajı | (01) alanı ve okunabilir metin |
| Uygunluk beyanı | Beyandaki UDI-DI veya barkod listesi |
| Sertifika (EC / AB) | Sertifika ekindeki ürün listesi |
| ÜTS kaydı | UDI-DI Numarası / Birincil Ürün Numarası alanı |
Gerçek nedenler
- Veri girişi hatasıKarakter eklenmesi veya atlanması, boşluk ya da ayraç konması, baştaki sıfırın düşürülmesi. Toplu yükleme dosyalarında sık görülür.
- Belgeler kendi içinde farklıEtikette bir barkod, uygunluk beyanında başka bir dizi bulunur. Firma birini girer, inceleme diğerini görür.
- Barkod değişmişİmalatçı yeni UDI-DI tahsis etmiş ama eski barkodla kayıt açılmıştır.
Ret nedeni 2
Barkod formatı tahsis kuruluşu kurallarına uymuyor
Karşılaşılan durum: Barkod belgelerdeki gibi girilmiştir, ancak seçilen barkod kuruluşu ile numaranın yapısı birbirini tutmaz ya da barkod tahsis eden kuruluşun atama kurallarına uymaz.
Dayanak: Kılavuz, UDI-DI formatının tahsis kuruluşunun barkod atama kurallarıyla uyumlu olmasını şart koşar ve HIBCC için barkod ile referans / katalog numarasının uyumlu olmasını örnek verir.
Çözüm: Barkodun hangi kuruluştan tahsis edildiğini imalatçıdan yazılı olarak teyit edin ve kayıttaki kuruluş alanını buna göre düzeltin. Eski yönetmelik kayıtlarında IFA seçeneğinin bulunmadığını unutmayın. Birden fazla referans numarası varsa kılavuzdaki yazım düzenine uyun. Kuruluşlar hakkında ayrıntılı bilgi: UDI tahsis kuruluşları.
Gerçek nedenler
- Yanlış kuruluş seçimiHIBCC barkodu için GS1 seçilmesi ya da tersi. MDR’ye geçen kayıtlarda IFA ile diğer kuruluşlar arasında da görülür.
- HIBCC katalog uyumuReferans / katalog numarasının eksik, kısaltılmış veya belgeden farklı girilmesi barkodla uyumu bozar.
- Barkodun yanlış alana yazılmasıBarkodun versiyon/model veya referans/katalog alanına kopyalanması kılavuzda açıkça yasaklanmıştır.
- Kontrol basamağı hatasıGS1 numarasının son hanesi tutmuyorsa numara kuruluş kurallarına uymaz.
Ret nedeni 3
Çoklu ambalaj barkoduyla kayıt açılmış
Karşılaşılan durum: Barkod doğru yazılmıştır ama yanlış seçilmiştir: sisteme girilen barkod en küçük ambalaja değil, birden fazla ürün içeren satış ambalajına veya koliye aittir.
Dayanak: Kılavuza göre kayıt piyasaya arz edilen en küçük ambalajın barkoduyla açılır; çoklu ambalaj barkodları kayıt tamamlandıktan sonra “Piyasaya Arz Bilgisi” alanına içerik miktarlarıyla eklenir.
Çözüm: En küçük ambalajı tespit edin ve hangi barkodun birim ambalaja ait olduğunu imalatçıdan yazılı olarak teyit ettirin. Kaydı bu barkodla kurun, içerik adedini en küçük ambalaja göre girin ve üst ambalaj barkodlarını kayıt tamamlandıktan sonra ekleyin. GTIN-14 numarasının ilk hanesi 1–8 ise numara büyük olasılıkla üst ambalaja aittir; kontrol aracı bu durumu da gösterir. Kurallar için: UDI-DI ve barkod kuralları.
Gerçek nedenler
- Satış birimi ile kayıt biriminin karıştırılmasıÜrünün kutu hâlinde satılması, kaydın kutu barkoduyla açılmasını gerektirmez.
- Her ambalaj için ayrı kayıtAynı cihazın onlu ve yirmili kutuları ayrı cihaz değildir; tek kayda bağlı piyasaya arz bilgileridir.
- İçerik adedi hatası“İçerikteki Ürün Sayısı” alanına kutudaki toplam adet yazılmıştır.
- Ambalaj değişikliğiAmbalajdaki adet değişmiş, yeni UDI-DI tahsis edilmiş ama eski barkodla devam edilmiştir.
Düzeltme yolu
Reddedilen başvuruda izlenecek adımlar
Üç ret gerekçesi için ortak düzeltme sırası aşağıdadır.
Ret kararını okuyun
Aynı başvurudaki her cihaz bildiriminin hangi gerekçeyle reddedildiğini ayrı ayrı tespit edin.
Belgeleri karşılaştırın
Etiket, beyan ve sertifikadaki barkodu karakter karakter kontrol edin; farklıysa önce belge düzeltilir.
Kuruluşu ve ambalajı doğrulayın
Tahsis kuruluşunu ve en küçük ambalaj barkodunu imalatçıdan yazılı teyit edin.
Kaydı düzeltin
Barkod alanını belgelerdeki hâline getirin; düzeltilemiyorsa doğru barkodla yeni kayıt açın ve hatalı kaydı kılavuzdaki silme işlemiyle kaldırın.
Yeniden başvurun
Kaydı “Başvuruya Hazır” duruma getirip yeni başvuru oluşturun.
Önlem
Retten kaçınmak için kayıttan önce
GS1 numaralarının kontrol basamağını GTIN kontrol aracıyla, HIBCC numaralarının kontrol karakterini aynı araçla doğrulayın.
Barkodun etiket, uygunluk beyanı ve sertifika ile aynı olduğunu kontrol edin.
Kaydı yalnızca en küçük ambalajın barkoduyla açın.
Doğru UDI tahsis kuruluşunu seçin.
Toplu yükleme dosyalarında barkod sütununu metin biçiminde tutun; elektronik tablolar baştaki sıfırları silebilir veya uzun numaraları bilimsel gösterime çevirebilir.
Belge kaynaklı retler için ÜTS belge kaydı, genel süreç için ÜTS ürün kaydı sayfalarına bakabilirsiniz.
ProDanışmanlık olarak ÜTS kayıt işlemlerinizde sizlere hizmet veriyoruz; bilgi ve danışmanlık almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Kaynak: TİTCK ÜTS kayıt kılavuzu (TCKKD-KLVZ-03) cihaz kaydı, cihaz başvurusu, piyasaya arz bilgisi ve serbest satış sertifikası maddeleri.
Sık sorulan sorular
ÜTS barkod retleri hakkında merak edilenler
Aklınızdaki soru burada yoksa uzmanlarımıza doğrudan sorabilirsiniz.
Bize sorun
ÜTS başvurum neden barkod nedeniyle reddedildi?
En sık üç neden; barkodun belgelerdeki hâlinden farklı girilmesi, formatın tahsis kuruluşu kurallarına uymaması ve kaydın çoklu ambalaj barkoduyla açılmasıdır.
Sertifikam geçerliyse barkod nedeniyle ret olur mu?
Evet. Barkod retleri cihazın mevzuata uygunluğuyla ilgili değildir; tek bir tanımlayıcı alanın belgelerle uyuşmaması bildirimin olumsuz sonuçlanması için yeterlidir.
Etiket ile uygunluk beyanındaki barkod farklıysa ne yapmalıyım?
Önce belgelerin imalatçı tarafından düzeltilmesi gerekir. ÜTS kaydını belgelerden birine uydurarak yapılan yeni başvuru, diğer belge nedeniyle yine reddedilebilir.
Reddedilen kayıt düzeltilebilir mi?
Barkod alanı belgelerdeki hâline getirilebiliyorsa düzeltilip yeniden başvurulur. Düzeltilemiyorsa doğru barkodla yeni kayıt açılır ve hatalı kayıt kılavuzdaki silme işlemiyle kaldırılır.
Reddedilen cihaz serbest satış sertifikasına eklenebilir mi?
Hayır. Başvurusunda “Reddedildi” durumunda cihaz bulunan serbest satış sertifikası başvurusu reddedilir. Cihazın önce “Kayıtlı” duruma gelmesi gerekir.
Koli barkoduyla açtığım kaydı nasıl düzeltirim?
Kaydı birim ambalajın barkoduyla yeniden kurun, içerik adedini en küçük ambalaja göre girin ve koli barkodunu kayıt tamamlandıktan sonra “Piyasaya Arz Bilgisi” alanına ekleyin.
Excel ile toplu yüklemede barkodlar neden bozuluyor?
Elektronik tablolar sayı biçimindeki hücrelerde baştaki sıfırları silebilir veya uzun numaraları bilimsel gösterime çevirebilir. Barkod sütununu metin biçiminde tutmak ve yüklemeden önce listeyi toplu kontrol aracıyla sınamak bu hatayı önler.
Barkod hatası olup olmadığını önceden nasıl anlarım?
GS1 ve HIBCC numaralarını GTIN kontrol basamağı aracıyla tek tek veya toplu olarak kontrol edebilir, ardından barkodu belgelerle karşılaştırabilirsiniz.